(Door Deveney) Afgelopen kerstvakantie heb ik flink wat opgeruimd in huis, maar toch was ik nog niet helemaal tevreden. Ik begon met het ordenen van mijn prentenboeken en studieboeken, maar dit kon efficiënter. Op Facebook zag ik het idee voorbij komen om een database te maken in Excel, waardoor je makkelijk kunt vinden wat je zoekt. Ik was hier zelf niet zo thuis in, maar met behulp van mijn vriend (die hier een stuk meer verstand van heeft) heb ik nu een aardige database! Ook weten hoe je deze maakt? Lees dan verder!

Mijn database

Ik zal jullie eerst mijn database laten zien. Het Excel-bestand bestaat uit verschillende tabbladen:

  • Kinderboeken (Voor al mijn prentenboeken, voorleesboeken, zoekboeken, etc)
  • Audio & Video (Voor al mijn cd’s, dvd’s en luisterboeken)
  • Materialen (Voor al mijn materialen, zoals handpoppen, spelletjes, etc)
  • Methoden (Voor methoden, maar ook cursussen, etc)
  • Studieboeken (Deze spreekt denk ik wel voor zich!)

Vervolgens bestaan alle tabbladen weer uit een aantal kolommen met informatie over de verschillende onderwijsmaterialen. Ik vind het zelf bijvoorbeeld fijn om te kunnen zoeken op thema, dus ik heb een kolom toegevoegd met het kopje ‘thema’. Ook de doelgroep vind ik een fijne kolom. Bij de kinderboeken heb ik voor de volledigheid ook de ISBN-nummers en jaartallen toegevoegd, maar hier zoek ik eigenlijk nooit op.

De kracht van de database vind ik de zoekfunctie. De zoekopdracht kan worden ingevuld bij de filterregel in de desbetreffende kolom. Als we bijvoorbeeld starten met het thema Kerst hoef ik alleen kerst in te typen boven de kolom waar de thema’s vermeld staan. Vervolgens druk ik op enter en komen alle boeken of materialen met kerst tevoorschijn. Heel handig!

DIY: Maak een database voor al je onderwijsmaterialen

Hoe maak je de database?

Ik ben zelf niet zo handig op de computer, lees: eerder onhandig, daarom heb ik hulp gevraagd aan mijn handige vriend. Vandaar zijn uitleg:

In het Excel bestand zit een macro verwerkt, om het automatisch zoeken en filteren mogelijk te maken. Dit zie je niet, maar zit ergens op de achtergrond verwerkt. De zoekfunctie is ingericht voor rij 3, die ik een donkere kleur heb gegeven. Als je hierin iets typt en op ENTER drukt zal er vanzelf worden gezocht naar wat je getypt hebt. Als ik bijvoorbeeld op kerst zoek, zie je onderaan hoeveel items er gevonden zijn met het woord ‘kerst’ erin. Mocht je opnieuw willen zoeken, kun je op de het vlak klikken waar je net wat getypt hebt en op ‘Del’ (Delete) drukken, dan verdwijnt de filter voor die kolom. Je kunt ook, als je in meerdere velden tegelijk aan het zoeken bent, op de knop ‘Reset zoekfilters’ klikken. Dan worden alle donkergekleurde zoekvelden leeggemaakt en kun je weer opnieuw beginnen.

DIY: Maak een database voor al je onderwijsmaterialen

Een eigen database maken

Om het jullie makkelijk te maken, hebben wij een Excel-bestand gemaakt die jullie helemaal kunnen aanpassen. Ik heb per tabblad één regel als voorbeeld overgelaten. Hiermee kun je de database natuurlijk helemaal omgooien. Je kunt het zo gek maken als je wilt. Je zou bijvoorbeeld zelfs een aantal kolommen kunnen toevoegen met in welke doos, welke kast of welk lokaal het ligt opgeslagen. Ook zou je alle nummers op de materialen kunnen zetten en op volgorde kunnen opslaan, zodat je ze ook weer gemakkelijk kunt terugvinden thuis of in de klas.

Het bestand is HIER te downloaden!

Let op: Wanneer je met het bestand aan de slag gaat, krijg je de melding dat de macro’s zijn uitgeschakeld. Schakel deze eerst in, anders werkt de zoekfunctie niet!