Hoe kun je prioriteren

Hoe kun je prioriteren?

Eén van de belangrijkste dingen die je moet kunnen om relaxed voor de klas te staan, is prioriteren. Je moet weten wat belangrijk is om wel te doen, maar vooral ook wat je kunt laten liggen. Maar hoe doe je dat, prioriteren?

Wat is prioriteren?

Volgens Onze Taal is prioriteren: aangeven wat het belangrijkste is en dus het eerst moet gebeuren. Maar dat is zo lastig krijg ik vaak in workshops te horen. “Ik maak een takenlijst en weet precies wat al mijn taken zijn. Maar ik vind alles even belangrijk, wat moet ik nu als eerste doen?”

Hoe prioriteer je de taken?

Je kunt een stappenplan volgen om je taken te prioriteren. Het is even wat werk, maar het levert zoveel tijdswinst op! Je werkt veel efficiënter en rent niet als een kip zonder kop rond om alle taken (meestal maar half) te doen. Je werkt je lijst stap voor stap af. Én je kunt ook nog eens beter nee zeggen tegen nieuwe taken die op jouw bordje geschoven worden. Je weet namelijk heel snel of het bij je prioriteiten past of niet.

Stappen om prioriteiten te stellen

1. Zorg voor een takenlijst

Ga in je lokaal staan en doe een braindump om al je taken op een rijtje te krijgen. Check na de braindump of je dubbele zaken hebt opgeschreven. Ik zet de takenlijst altijd meteen in de app Things die gesynchroniseerd is met mijn laptop. Zo heb ik altijd al mijn taken bij de hand. Je kunt ook een andere app voor je taken gebruiken. Het is dus niet vreemd als er ook wat privé taken voorbij komen in je hoofd. Ook die schrijf je op. Alle taken die in je hoofd blijven zitten, kosten hersencapaciteit en dus word je snel afgeleid. Opschrijven is een plek hebben buiten je hoofd.

2. Wat zijn je doelen?

Als je dan een lijstje hebt met taken denk je wellicht, als de meeste mensen dus, dat alles even belangrijk is. Toch is dat niet zo. Om helder te krijgen wat wel echt belangrijk is, stel je doelen op. Je hebt de doelen voor je klas wat je in dit jaar met ze moet behalen. Dat is dus waarschijnlijk prioriteit in de lessen (dat mag ik aannemen toch? Dat niet alleen je doel is dat de lessen leuk moeten zijn). Maar wat zijn jouw prioriteiten? Mijn prioriteit is om zo goed mogelijke lessen te geven aan de leerlingen naar aanleiding van de gestelde lesdoelen. Daar heb ik dus een goede voorbereiding voor nodig. Op drukke momenten is dat soms wat minder. Toch probeer ik er altijd voor te zorgen dat ik er tijd voor over houdt. Zo kan ik in drukke periodes even geen oudergesprekken voeren bijvoorbeeld of afspreken voor een commissie. Mijn klas is mijn prioriteit. Het fijnste is dat er ook als school doelen zijn opgesteld voor een jaar bijvoorbeeld. Dan kun je hier ook feedback op geven en aangeven als het teveel in één keer is (wat helaas wel vaak gebeurt). Hierdoor kan ik ook veel beter nee zeggen, want ik weet wat belangrijk voor me is.

Maike stoel

Wil je ook je werk thuis kunnen loslaten? Tijd over houden voor je hobby’s? De verdieping in om te leren prioriteren? Bekijk dan de cursus Houd tijd over

3. Check de jaarkalender

In de jaarkalender vind je alles wat in ieder geval moet gebeuren. Startgesprekken, rapporten, feesten, studiedagen, belangrijke vergaderingen. Als het goed is zijn deze voor de zomervakantie met je gecommuniceerd en besproken. De infographic hierover is wellicht wat verouderd, maar geldt nog wel! Voor de zomervakantie weet je dus al je taken voor het nieuwe schooljaar. Hier moet je dan ook een akkoord op geven. Alles wat hierna komt als taak, past dus eigenlijk niet in je takenpakket en dus niet bij je uren. Prima als je het wel doet, maar overleg dan waar je andere taken kunt schrappen. Dat is al een deel prioriteren dus dat je in samenspraak met je directie kunt doen.

Alle belangrijke evenementen zet je in je agenda of organizer. Zit je in een commissie voor een feest? Dan zet je ook vast kruizen in je agenda wanneer je aan die commissie gaat werken. Dan is er dus bij voorbaat al geen ruimte voor andere taken, de commissie is op dat moment je prioriteit. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de rapporten en oudergesprekken natuurlijk.

4. Prioriteren kun je leren

Van Eisenhower wel te verstaan, of Stephen Covey die het vervolgens in een boek opschreef, bekijk het hier

Het is niet zeker of de matrix van Eisenhower ook door Eisenhower zelf is gebruikt, maar het stamt af van zijn uitspraak: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Met de matrix die hieruit is voorgekomen, kun je je taken prioriteren. Nieuwe taken leg je ook steeds over deze matrix.

Eisenhower matrix vector illustration. Outlined time management plan scheme

Je bedenkt met dit schema bij elke taak die je hebt: is dit urgent? En is dit belangrijk?

  • Doen (belangrijk en urgent)
    Hier passen urgente problemen in of taken met een harde deadline. Bijvoorbeeld de rapporten, want die moeten op een vastgestelde datum mee naar huis. Zorg om deze taken af te krijgen voor een focusuurtje.
  • Plannen (belangrijk en niet urgent)
    Denk aan voorbereidingswerk, commissiewerk, een afspraak. Stel jezelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord ja? Maar hoef je het niet direct nu te doen? Het is niet dringend? Dan is het een kwestie van plannen. Met een datum wordt het uiteindelijk wel belangrijk én urgent, dus plan het goed in, zodat het niet op het laatste moment moet. Een voorbeeld is de rapporten schrijven.
  • Delegeren (niet belangrijk en urgent)
    Zijn het twee minuten taken die je wel snel even kunt doen? Prima, doe ze dan. Maar zijn het grotere taken (meer dan twee minuten dus) die jij niet per se hoeft te doen? Vraag dan iemand anders.
  • Elimineren (niet belangrijk en niet urgent)
    Kost het je kostbare tijd die je beter aan dringende en belangrijke taken kunt besteden? Doe het dan niet. Hier zit bijvoorbeeld veel afleiding door collega’s. Ook belangrijk, je sociale contacten, ruim daar dan een kwartiertje bijvoorbeeld per dag voor in en ga dan aan het werk. Het is me meer dan eens overkomen dat ik te lang aan het beppen was met een collega en er vervolgens niks meer uit mijn handen kwam, zonde.

Eisenhower

4. Wat is je eerstvolgende stap?

Nu weet je alle taken die je echt moet gaan doen. De volgende stap is dan voor elke taak bedenken wat je eerstvolgende stap is. Waarschijnlijk moet je taak in kleine stukjes opgebroken worden en is ook niet alles daarvan weer meteen urgent. Houd deze stappen zo klein mogelijk. Een ouder bellen bijvoorbeeld, of op een website een pak voor Sinterklaas huren. Kleine stapjes, want ook hiervan hoeft niet alles meteen af. Zo kun je meerdere taken op een dag doen en houd je het overzichtelijk voor jezelf. De andere onderdelen van je taak plan je dan weer in.

5. Check je lijst regelmatig

Reflectie is heel belangrijk. Check elk half jaar bijvoorbeeld je doelen. Bekijk elke maand even of je taken nog kloppen en of ze wellicht urgent én belangrijk zijn geworden. Er komen ook vaak weer taken bij, waardoor je wellicht “oudere” taken kunt laten gaan.

Er staat een affiliate link in dit blog.