Help! Mijn inbox stroomt constant vol, ik ben er teveel tijd mee kwijt en mijn gedachten zijn daardoor constant bij school. Herkenbaar? Schoolmail, hoe ga je om met die constante stroom? Want dat kan veel efficiënter, echt!
Schoolmail
We hebben die schoolmail nodig, we krijgen mailtjes van collega’s, ouders, instellingen, noem het maar op. Op de ene school is die mailbox veel sneller vol dan op de andere school. Dat ligt eraan hoe je zaken samen regelt. Bij de school waar ik nu werk valt het me erg mee. Belangrijke, snelle zaken worden via de app gedeeld. En dan ook echt alleen welke leerkracht er ziek is bijvoorbeeld en hoe dat opgevangen wordt. “Grotere” regelzaken gaan per mail, maar ook dat valt op dagelijkse basis erg mee gelukkig. Je hoeft ook echt niet zoveel te mailen en het kan ook een stuk productiever.
Plannen en je mail uitzetten
De eerste tip die ik kan geven is: plan het checken van je mail in op je dag. Bijvoorbeeld als je start met je dag, om 7.15 uur tien minuten. Een uur nadat de kinderen naar huis zijn (je hebt eerst tijd nodig voor pauze en kleine regelzaken namelijk) en verder niet. Ook niet op niet-werkdagen. Communiceer dit naar je collega’s en je ouders. Dat scheelt al praktisch een kwart aan mailtjes gok ik zo.
Verder zet je de mail uit. Tijdens je dag voor de klas laat je het scherm uit, je klikt de mail weg, logt uit, alles wat jou helpt om niet te kijken. Want dat ene shotje dopamine is lekker, maar killing voor je productiviteit. En zet je mail al helemaal niet op je telefoon, weg met al die storende meldingen!
Mail kort en weinig
Je hoeft echt geen hele epistels te schrijven, een korte mail is goed genoeg. Wil je iets afspreken? Mail dan met een datum en een tijd of geef drie opties waar de ander uit kan kiezen. Niet: “Ik kan op maandagen, dinsdagen en woensdagen en jij?” Want vervolgens krijg je een eindeloze stroom aan mailtjes om alleen een afspraak te maken.
En deze dooddoener: hoe minder jij mailt, hoe minder mailtjes je ook weer krijgt.
Schrijf je uit van nieuwsbrieven
En hiermee snijd ik mezelf in de vingers, want ik heb ook een nieuwsbrief met tips om goed voor jezelf en je vak te zorgen ;). Maar check dan welke nieuwsbrieven je graag leest en of je er echt iets uithaalt. Sparkelt het joy? Je kent het wel… Lekker houden dan! Kun je er niks mee? Schrijf je uit! En je hoeft ook echt niet elke nieuwsbrief die je krijgt te lezen hè…
Meer tips?
Juf Inger schreef een blog hoe zij haar werkmail binnen de perken houdt.
In mijn e-book Plannen voor leerkrachten leer ik je hoe je goed kunt plannen en je focus kunt houden, ook met je mail.
In de cursus Werkdrukverlichting voor leerkrachten schreef ik een e-book over de mail. Verder leer je met meer focus en productiever werken, zodat er ook tijd over blijft voor jezelf.